古物営業を営むにはいくつかの義務を果たす必要があります。

取引内容を古物台帳と呼ばれる帳簿につけるのもその一つです。

しかし、この記事を読んでいる人はおよそ以下の疑問があるのではないでしょうか?

  • 取引内容はどこまで記載するのか?
  • 帳簿は定型のものを使用しなければならないのか?
  • 取引内容をパソコンで管理したい
  • 帳簿はいつまで保存するのか?

この記事ではこのような疑問を中心に古物台帳についての知識を詳しく解説していますので、ぜひ参考にしてください。

古物の取引の記録義務

古物営業法は古物の取引の記録義務を定めており、古物商は古物台帳等に取引内容を記録しなければなりません。

古物の取引は古物の売買のほか、古物の交換、古物の売買または交換の委託も含まれます。

帳簿への記載事項は次のとおりです。

1、取引の年月日

2、古物の品目および数量

3、古物の特徴

4、取引相手の住所、氏名、職業、年齢

5、取引相手の真偽の確認のためにとった措置の区分および方法

古物市場主の場合は上記1~3に加えて取引相手の住所と氏名を帳簿に記載します。

違反した場合は?

懲役6ヵ月以下または30万円以下の罰金、状況によっては両方の罰則が科されます。

 

古物台帳の様式について

古物台帳の様式は法令で定められてはいますが、法令で定められている前述の内容を記載していれば、特に定型のものを使用しなくても大丈夫です。

法令の様式例をもとに作成した古物台帳です。

 

1、「受け入れ」の「区別」の欄には買い受けまたは委託の別を記載します。

また、「払い出し」の「区別」の欄には売却、委託に基づく引き渡しまたは返還の別を記載します。

2、「品目の欄」には一品目ごと記載してください。

3、一度取引をしたことがあり、その取引相手の氏名、住所、職業、年齢が今使っている帳簿に記載されていれば、次の記録からは氏名のみでOKです。

ただし、住所等に変更がない場合に限ります。

4、宝石などは番号等がないので、「特徴の欄」に記載するのが難しいと思いますが、大きさや色など古物を特定できる可能な限りのベストの記録を記載してください。

取引伝票を使う

法令で定められた内容が記載されていれば、取引で使った伝票などを帳簿として保存することができます。

ただし、この場合、取引の順に綴じ合わせておかなければなりません。

パソコンを使う

帳簿の代わりにパソコンを使って取引内容を記録することができます。

この場合、excelなどの表計算ソフトを使用すると便利です。

ただし、「ただちに書面で表示できるように」と法令で定められています。

要はプリンターですぐに書面として出力できるようにということです。

立ち入り検査などがあった場合、書面として提示しなければならないので、プリンターは必須です。

ここで注意したいのは、各支店の取引記録を本社のパソコンで一括して管理している場合です。

この場合、本社のパソコンに保存してある取引データをオンラインで各支店のパソコンに転送し、すぐに印刷できる状態であれば記録義務を履行していることになります。

あらためて各支店に帳簿を備えつける必要はありません。

 

帳簿の保存期間は?

帳簿の取引記録は、営業所において最終の記載をした日から3年間保存しなければなりません。

また、帳簿を紛失したり、棄損させた場合は管轄の警察署に届出なければなりません。

これは、帳簿を書類として保存している場合は、あまりないと思いますが、問題はパソコンで保存をしている場合です。

例えば、パソコンが壊れたり、データをうっかり消してしまうことはよくあります。

パソコンで保存する場合はなるべくこまめにバックアップをとった方が無難です。

帳簿への取引記録が免除されるケース

金額や古物の種類によっては帳簿への記録が免除されることがあります。

記録が必要な場合と不要な場合を次の表にまとめていますので、参考にしてください。

※〇‥‥記録必要  ×‥‥記録不要

金額 古物の区分 取引記録
1万円以上 オートバイ
部分品
1万円未満 オートバイ
部分品(ねじ、ボルト、ナット、コード等を除く) ×
部分品(ねじ、ボルト、ナット、コード等) × ×

 

金額 古物の区分 取引記録
1万円以上 自動車(その部分品を含む)
1万円未満 自動車(その部分品を含む) × ×

 

金額 古物の区分 取引記録
1万円以上 美術品類、時計・宝飾品類
1万円未満 美術品類、時計・宝飾品類 × ×

 

金額 古物の区分 取引記録
1万円以上 書籍、ゲームソフト、CD・DVD ×
1万円未満 書籍、ゲームソフト、CD・DVD ×

 

金額 古物の区分 取引記録
1万円以上 上記以外の古物 ×
1万円未満 上記以外の古物 × ×

 

最後に

帳簿の記録は盗難防止、犯人検挙のために必ず守らなければならない義務の一つです。

物を盗む人はそれをどこかで売ってお金に換えたいわけですから、古物台帳の様式を見ても分かるように、売るよりも持ち込まれる物品の方が当然制限は厳しくなります。

ただ、盗難の捜査は日常的にそうあるものではありませんし、きっちり仕事をして、つじつまの合う記録・資料があれば疑われるようなことはありません。

 

しかし、これは私の個人的な意見ですが、ビジネスというのはいつ・どこで・いくらで仕入れて、いくらで売れたという事実が分からないと、本当に利益が出せているのか分かりません。

そう考えると、そもそも記帳をおろそかにするということは自分のビジネス全体を把握しきれないことにつながってきます。

義務や捜査があるから仕方なく帳簿をつけているというのは避けたいところです。

 

また、もう一つ注意したいのは、帳簿への記載がないと誰から買い取ったのか分からないので、盗難品だった場合、自分が盗んだのではないという無罪証明ができなくなってしまうことです。

これは未成年者から買い取る際は特に注意が必要です。